Khủng hoảng truyền thông luôn là mối nguy hiểm mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể mắc phải. Với những nguyên nhân như nào thì một khi bùng phát tốc độ phát tán rộng rãi có thể khiến doanh nghiệp đình trệ hoạt động. Vậy làm sao để xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả nhất. Hãy cùng khám phá bài viết dưới đây!

Phát hiện đánh giá vấn đền nhanh chóng

Nhiều doanh nghiệp chủ quan khi chỉ nghĩ rằng những tin tiêu cực sẽ nhanh chóng chìm xuống biển tin tức đưa ra mỗi ngày mà không biến rằng đó chính là mầm mống tai họa dẫn đến khủng khoảng truyền thông. 

Doanh nghiệp cần phải bắt ngay vào thu thập thông tin, đánh giá các vấn đề xảy ra dù nó là nhỏ nhất. Nhưng phải thực hiện với tốc độ nhanh kết hợp với đánh giá vấn đề dựa trên thông tin đó. Khủng khoảng có thể bắt đầu từ thông điệp quảng cáo ảnh hưởng đến một bộ phận trong xã hội âm ỉ lây lan ra các cộng đồng xung quanh. 

Ở dạng mầm mống thì việc tìm ra lối thoát xử lý sẽ đơn giản hơn khi đã sang giai đoạn bùng phát. Đặt ra câu hỏi, đặt mình vào vị trí của khách hàng và tự trả lời một cách khách quan nhất.

Một số câu hỏi cần trả lời:

Vấn đề thông tin tiêu cực diễn ra có ảnh hưởng đến uy tín, danh tiếng và hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp hay không?

Mức độ ảnh hưởng hiện tại là như thế nào? Áng chừng thời gian ảnh hưởng đến các bộ phận trong bộ máy doanh nghiệp.

Doanh nghiệp đang gặp phải vấn đề có mức độ nghiêm trọng nằm ở khoảng nào?

Hơn nữa việc quan trọng nhất là nhanh chóng tìm ra nguyên nhân bắt nguồn lên khủng hoảng

Tốc độ phản hồi của doanh nghiệp.

Tốc độ luôn là yếu tố tiên quyết quan trọng trong khủng hoảng, đặc biệt là khủng hoảng truyền thông trên mạng xã hội.

  • Xác định được mầm mống gây khủng hoảng thì tiếp theo cần nhanh chóng phải hồi lại các câu hỏi thắc mắc tiêu cực từ phía khách hàng kết hợp với đưa ra chiến thuật đối phó với báo chí dư luận và cộng đồng mạng.
  • Việc xử lý khủng hoảng truyền thông thành hay bại phụ thuộc vào tốc độ xử lý của đội ngũ. Sự im lặng quá lâu, hoặc mất bình tĩnh, thụ động hay quá vội vàng,... đều khiến khủng hoảng tồi tệ hơn.

Mặc dù tốc độ xử lý quản lý khủng hoảng truyền thông càng sớm càng tốt tuy nhiên cần phải tính toán kỹ lưỡng. Nếu có sự chuẩn bị luôn trong tâm thế sẵn sàng nhận phản hổi từ đối tác, khách hàng và cho họ một cái mốc thời gian để đưa ra câu trả lời bởi khách hàng không hề thích lời nói suông. Và từ công chúng báo chí luôn biết rằng: doanh nghiệp đang thực sự quan tâm và nghiêm túc giải quyết vấn đề.

Giữ đúng thái độ trong khủng hoảng

Mặc dù đó là những thông tin tiêu cực, nhiều trường hợp còn sai sự thật nhưng doanh nghiệp phải luôn giữ thái độ tích cực trong mọi trường  hợp đặt ra. Hơn nữa là sự trung thực vừa đủ trong các biện pháp xử lý khủng hoảng truyền thông.

  • Không đưa ra lời phủ nhận, che giấu mập mờ với truyền thông xã hội.
  • Đầu tiên cần đưa ra lời xin lỗi lên tiếng trấn an dư luận trên mạng xã hội hoặc báo chí
  • Trình bày vấn đề rõ ràng, chính xác rắc rối mà doanh nghiệp đang gặp phải

Đưa ra lời xin lỗi phản hồi đúng trung thực vừa đủ. Mặc dù đang bức xúc như nào thì người tiêu dùng cũng sẽ chấp nhận lỗi lầm của bạn và chờ đợi hẹn bạn giải quyết vấn đề. Điều tiếp theo cần làm là đưa ra hành động trấn an dư luận, khách hàng nhằm nhận được sự thông cảm kéo dài thời gian để xử lý khủng hoảng.

Đọc thêm: Quảng cáo trên đài phát thanh - sức mạnh tiếp thị truyền miệng 

Xây dựng quy trình, giải pháp xử lý khủng hoảng truyền thông bài bản.

“Phòng bệnh hơn chữa bệnh”- câu nói này rất đúng trong việc xử lý khủng hoảng. Cách tốt nhất khi công ty xử lý khủng hoảng truyền thông là: Tiêu diệt tận gốc, “không cho nó đẻ trứng”. Ngăn chặn khủng hoảng ngay từ mầm mống bằng:

Xây dựng một đội ngũ kiểm soát thông tin, báo kịp thời với cấp ttrên, kiểm soát chặt chẽ nguồn thông tin từ truyền thông

Trước mỗi chiến dịch truyền thông, hãy xem xét lại thật kỹ các sản phẩm truyền thông. Tránh các lỗi không đáng có trong hình ảnh, phát ngôn…

Bám sát thực tế sản phẩm, thương hiệu. Quảng cáo sáng tạo không quá nhạy cảm vào một bộ phận nhỏ trong xã hội cũng dễ gây l tiêu cực làn sóng. Không nên quảng cáo quá lố lăng, sai thực tế về chất lượng sản phẩm, thương hiệu.

Không né tránh báo chí, dư luận

Không đối đầu, không phản kháng

Đối đầu với báo chí là cực kì sai lầm, phương pháp xử lý khủng hoảng không hề khôn ngoan. Mặc dù bạn bị oan nhưng dưới búa rìu dư luận, việc đối đầu trực tiếp chỉ khiến mọi việc tồi tệ hơn.

Doanh nghiệp có thể im lặng để dư luận bớt nóng nhưng phe đối lập không biết chờ đợi, họ coi đó là sự chậm trễ, né tránh trách nhiệm,.... Tất cả chỉ khiến cho khách hàng càng tiêu cực về thương hiệu của bạn.

Thay vào đó hãy lên tiếng minh bạch thông tin và tỏ thiện chí hợp tác với truyền thông để giải quyết vấn đề.

Đừng sợ lời chỉ trích mà âm tầm xử lý giải quyết vấn đề, để truyền thông biết bạn đang công khai đối diện với khủng hoảng truyền thông. Việc này thể hiện sự chuyên nghiệp và có trách nhiệm trong công việc. Cùng thái độ nghiêm túc của doanh nghiệp trong các bước xử lý khủng hoảng truyền thông bằng việc: Chia sẻ về vụ việc, diễn biến, sự cố gắng của bạn trong việc giải quyết vấn đề trên các kênh truyền thông.

Đỉnh cao hơn nữa trong việc đưa ra các giải pháp xử lý khủng hoảng truyền thông. Bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ tư các chuyên gia tư vấn xử lý khủng hoảng.

Đọc thêm: Nguyên tắc quảng cáo trên google