1.Cần phải luôn sẵn sàng đối mặt với khủng hoảng.
Bạn biết đây không có một doanh nghiệp nào không trải qua giông bão cả, càng những doanh nghiệp trong thời đại số thì càng phải biết sống chung với khủng hoảng truyền thông cùng với bước phát triển của doanh nghiệp. Nguy cơ bùng phát luôn tiềm ẩn, chỉ cần bạn kiểm soát và quản lý tốt nguồn thông tin về thương hiệu trên internet.
Đôi lúc chỉ cần ngủ quên trong hòa bình sẽ khiến bạn bị động, luôn tron tâm thế sẵn sàng chữa cháy khi nó vừa bùng lên. Đảm bảo các bộ phận từ truyền thông quan hệ công chúng,... đều phải sẵn sàng. Tốt nhất vẫn là nên tạo dựng một đội ngũ xử lý khủng hoảng truyền thông chuyên nghiệp, luôn phản ứng nhanh, kiểm soát nguồn thông tin
Luôn trong tâm thế sẵn sàng
2.Luôn làm chủ động trong mọi tình huống
Đội ngũ xử lý khủng hoảng truyền thông của bạn phải đảm bảo luôn ở thế chủ động, bởi truyền thông là con dao sắc bén, đố thủ cạnh tranh có thể mượn truyền thông để áp đảo, cuốn theo chiều dư luận khiến doanh nghiệp lâm vào tình thế khó khăn.
Khi khủng hoảng xảy ra, việc thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu, kiểm tra nguồn gốc thông tin để có thể cùng đánh giá, phân tích từ đó đội ngũ sẽ đưa ra cách giải quyết nhanh chóng nhất và dịu dư luận nhanh nhất.
Hơn nữa hãy chủ động cung cấp thông tin cho báo chí, để họ nắm được nguồn thông tin chính xác. Tuy nhiên việc cân nhắc lựa chọn thông tin giấu kín cũng là điều cần phải ghi nhớ
Và tuyệt đối không nên đưa thông tin, hình ảnh tác động xấu hay ám chỉ đến hình ảnh của khách hàng.
Kiểm soát thông tin về thương hiệu trong khủng hoảng truyền thông
3.Chủ động trong việc tạo mối quan hệ với báo giới, truyền thông.
Việc doanh nghiệp sẵn sàng mở họp báo phục vụ truyền thông là điều vô cùng cần thiết. việc này nhằm đính chính lại thông tin, đưa ra lời trả lời hay lời hứa về việc giải quyết khủng hoảng truyền thông. Tuy nhiên hãy chuẩn bị tâm lý đối mặt với những câu hỏi có thể gặp phải. Những thông tin có thể giải đáp, thông tin không thể tiết lộ . Đặc biệt nên tránh tổ chức họp ở nơi gần xảy ra sự kiện.
- Trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông, việc liên lạc với giới truyền thông cũng rất cần thiết. Bạn nên tập hợp các số điện thoại, số máy nhắn tin hay các địa chỉ email… Để có thể nhanh chóng liên lạc với báo chí, thông báo về các thông tin mới nhất.
Đương nhiên trước đó bạn đã phải chọn ra người đại diện phát ngôn cho khủng hoảng. Người có đủ khả năng, kinh nghiệm đối mặt với báo chí. Biết cách giao tiếp, dùng từ ngữ chuẩn chỉ khi đối mặt với “thợ săn tin”.
Chủ động liên hệ, làm việc với giới truyền thông
4. Tận dụng sự phát triển của internet làm lợi thế khi xử lý khủng hoảng truyền thông.
Internet là một kênh truyền thông tin vô cùng lý tưởng. Hãy thiết lập một địa chỉ Internet và đảm bảo duy trì 24/7 để cập nhật tin tức về vụ việc. Những hình ảnh, sự kiện, thông tin mới nhất liên quan. Nhưng phải chắc chắn rằng nó được bảo mật chặt chẽ.
- Chưa kể đến việc thông tin là một yếu tố mang tính quyết định sống còn trong khủng hoảng. Nên doanh nghiệp có thể sử dụng internet để quản lý, cung cấp nguồn thông tin tới báo giới trước khi công bố chính thức. Trong nhiều trường hợp đây là chiến thuật quyết định sinh tử cho doanh nghiệp trong khủng hoảng
Thiết lập kênh thông tin tuyệt mật cho nội bộ doanh nghiệp
5. Duy trì thông tin trong khủng hoảng, đảm bảo chỉ có duy nhất sự thật.
Im lặng khi xử lý khủng hoảng truyền thông chưa bao giờ là lựa chọn khôn ngoan mà chỉ trong thời gian nhất định. Đưa cho họ câu trả lời rõ ràng, tin đính chính hay đưua ra lời hẹn giải quyết sự việc sẽ ổn định truyền thông hơn. Nhờ đó cộng đồng sẽ bớt những suy luận, đồn đoán trôi nào hay xuất hiện thông tin vô căn cứ chỉ kiến khủng hoản truyền thông tồi tệ hơn.
Thông điệp đưa ra hàng ngày nên ngắn gọn rõ ràng, để biết được mình đã đang và sẽ tiếp tục làm gì. Khi trong trọng tâm của bão thông tin khủng hoảng, công chúng sẽ không thể đọc hết câu chuyện mà bạn đưa ra
- Thông điệp đưa ra hàng ngày cũng nên ngắn gọn, rõ ràng. Vì khi đang trong tâm bão thông tin về khủng hoảng. Công chúng sẽ không dành thời gian để đọc hết toàn bộ câu chuyện của bạn.
Thông tin đưa ra cần chính xác đúng sự thật vì chỉ một sai lệch nhỏ, tính nhiệm của bán sẽ bị xé toạc, tin đồn tiêu cực sẽ có cơ hội tiếp tục.
- Bạn cũng cần đảm bảo thông tin thật chính xác vì chỉ một sự sai lệch nhỏ. Bức màn tín nhiệm của bạn cũng sẽ bị xé toạc, những tin đồn đoán lệch lạc cũng được đà trỗi dậy.
- Cung cấp, cập nhật thông tin minh bạch nhưng không có nghĩa là có gì nói đó, kể tất cả. Nên nếu có thông tin, tài liệu bất lợi về mình. Hãy đảm bảo giữ thật chặt, chôn thật sâu vì không ai ép bạn phát tán chúng cả.
Bảo mật, làm chủ mọi thông tin đưa ra
Đọc thêm: Quản lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả