Với mỗi loại hình sự kiện sẽ có lý do mục đích riêng, nhưng khái niệm chung tổ chức sự kiện là một hoạt động trang trọng trong doanh nghiệp. Mội số sự kiện bao gồm như: khai trương, hội nghị hội thảo, giới thiệu sản phẩm, gala, hội nghị khách hàng,... Dù sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ thì vẫn phải chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ mục tiêu đề ra.
Chuẩn bị kế hoạch (Before planning)
Kế hoạch tổ chức chương trình là điều đầu tiên cần bạn chuẩn bị khi triến hành bất cứ công việc nào. Một số công việc cần kê khai để chuẩn bị như:
- Thứ tự các công việc chuẩn bị
- Danh sách nhân viên thực hiện
- Phân chia công việc theo năng lực từng người hoặc theo nhóm
- Đặt timeline cho mỗi công việc của mỗi người
Đây là bản kế hoạch tổng quát nhất, dựa trên bản này, đề ta kế hoạch cụ thể từng hạng mục và chỉnh sử phù hợp đảm bảo thời gian để chưng tình đúng tiến độ.
Lên ý tưởng (Concept)
Mỗi sự kiện đều có ý nghĩa riêng của nó, chìa khóa để mang ý nghĩa đó đến với những người tham gia sự kiện là dụng khả năng sáng tạo của bản thân và cả đội để tồ chức event hợp lí và phù hợp. Nếu bạn là một công ty chuyên tổ chức sự kiện thì bạn hãy dành một khoảng thời gian để tìm hiểu về công ty, lịch sử hình thành, đặc thù, văn hóa, nét nổi bật để gắn vào nội dung ý tưởng cho hợp lí giúp ý tưởng dễ gần hơn với nhân viên công ty.
Và một điều chắc chắn rằng một event đã sẽ được đánh giá cao nếu concept nào càng lan tỏa thương hiệu của họ đến với cộng đồng, xã hội.
Mục đích sự kiện (Ojective)
Mục đích bạn tổ chức sự kiện là gì? Hãy làm tất cả mọi thứ để nội bật mục đích đó lên. Nếu là một gala đơn thuần, làm sao để cho gala ấy “ sống” mãi, nhớ mãi trong đầu người tham dự , họ muốn chiêm ngưỡng và hoàn toàn bị cuốn hút bởi những gì diễn ra trong gala.
Ngân sách (Buget plan)
Một ý tưởng tuyệt vời kế hoạch chi tiết đến đâu cũng sẽ không thực hiện nếu không phù hợp với ngân sách. Liệt lê những hạng mục chi phí, càng chi tiết càng tốt. Và phải nhớ rằng tính toán kỹ lưỡng mọi trường hợp xấu nhất xảy ra để dự trù. Bao gồm một số chi phí sau dây
- Tiền thuê địa điểm:
- In ấn các ấn phẩm quảng cáo
- Chi phí các loại hình truyền thông, báo chí, quảng cáo
- Tiền Decor
- Chi phí tổ chức chiều đãi, tổ chức trò chơi, tặng quà
- Chi phí nhân sự
- Chi phí hội trường, chụp ảnh, đại điểm, quay phim
- Chi phí dịch vụ
- Chi phí đi lại, vận chuyển phục vụ
- Chi phí quảng cáo trên google ...
Nếu bạn cần Thiết kế quảng cáo tại Thái Bình thì hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 0327.363.722 hoặc truy cập vào Trang chủ để xem nhiều sản phẩm đã hoàn thành của chúng tôi.
Lập kế hoạch chi tiết (Action Planning)
Lập kế hoạch chi tiết là việc cực kì quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của cả sự kiện. Tất nhiên việc dự trù 1 sự cố nào đó và đề ra biện pháp giải quyết nhanh nhất.
Dưới đây là một số mục của 1 kế hoạch mẫu:
- Địa điểm, thời gian diễn ra sự kiện
- Thiết kế hình ảnh cho sự kiện
- Nội dung chi tiết chương trình sự kiện: hoạt động nào, thời gian mỗi hoạt động, phụ trác nội dung từng hoạt động,...
- Rủi ro có thể xảy ra
- Dự trù kinh phí từng tiểu mục
Triển khai sự kiện (Action)
Trước sự kiện diễn ra
Tập hợp nhân lực phân chia công việc theo kế hoạch chi tiết đã đặt ra bao gồm các công việc:
- Khảo sát địa điểm tổ chức
- Liên hệ các bên cung cấp
- Sắp xếp khách mời, dàn dựng sân khấu, chuẩn bị đạo cụ
- Chuẩn bị phương án dụ phòng
- Tổng duyệt chương trình
Trong sự kiện
Khi sự kiện diễn ra, người quản lý sẽ chịu trách nhiệm điều hành trôi chảy mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện. Người quản lý sẽ làm việc với nhân viên hỗ trợ, những người quản lý tiểu mục thông qua bộ đàm đảm bảo sự kiện diễn ra đúng lịch.
Sau sự kiện
- Thu dọn hiện trường và bàn giao lại địa điểm, cơ sở vật chất của địa điểm
- Trao trả các thiết bị mượn từ nhà cung cấp sự kiện.
Lưu ý khi tổ chức sự kiện
(2).jpg)
Giám sát tiến độ thực hiện sát với lịch trình lập ra. Hãy cân nhắc đến điều kiện thời tiết đối với các sự kiện ngoài trời.
Chọn người MC phù hợp với chương trình vì họ là người trực tiếp truyền tải thông điệp quảng cáo của sự kiện tổ chức nên.
Tiết mục giải trí nên phù hợp với ý nghĩa chương trình
Đảm bảo vấn đề an ninh, an toàn sân khấu.
Đọc thêm: 5 quy tắc thiết kế biển pano quảng cáo chuẩn nhất